Untuk membuat presentasi menjadi lebih menarik dan lengkap, presenter biasanya akan menampilkan data. Namun, tentu data yang ditampilkan bukan data mentah berisi angka yang sulit dimengerti. Presenter sudah seharusnya mengetahui cara menyajikan data dalam suatu presentasi.

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyajikan data agar membuatnya lebih mudah dimengerti oleh khalayak umum. Penyajian data ini sangat penting supaya audiens bisa menerima informasi yang disampaikan dalam presentasi secara lebih mudah.

Daftar Isi show

Pengertian Data

Data bisa diartikan sebagai kumpulan keterangan atau fakta yang dibuat dengan kata-kata, angka, simbol, atau kalimat. Data didapatkan dari proses pencarian dan pengamatan berdasarkan sumber tertentu.

Pengertian dari data adalah suatu kumpulan keterangan atau deskripsi dasar yang berasal dari suatu objek atau kejadian. Kumpulan keterangan diambil dari pengamatan dan diolah menjadi bentuk lain yang lebih kompleks, misalnya informasi, database, dan lainnya.

Banyak orang yang masih bingung dengan perbedaan data dan informasi. Data merupakan angka, grafik, maupun tabel yang disajikan tanpa proses pengolahan terlebih dahulu. Hal ini membuat pesan yang akan disampaikan masih belum jelas.

Sementara itu, informasi adalah tabel, grafik, atau angka yang sudah diolah serta disajikan memakai media yang tepat. Informasi bisa dijelaskan sebagai ringkasan data yang telah diolah.

Fungsi Data

Presentasi yang baik dan bisa memberikan dampak lebih untuk audiens pastinya membutuhkan data. Kehadiran data ini menjadi sangat penting. Berikut beberapa fungsi data secara umum yang perlu diketahui:

Sebagai Acuan Kegiatan

Salah satu fungsi adalah yaitu sebagai acuan kegiatan. Artinya, dengan adanya data tersebut bisa dipakai sebagai acuan maupun tolak ukur dalam membuat kegiatan tertentu yang diinginkan.

Sebagai Dasar Perencanaan

Data juga dapat dipakai sebagai sebuah perencanaan. Dalam membuat perencanaan sendiri akan membutuhkan parameter yang akurat. Data ini akan digunakan sebagai parameter serta perencanaan.

Tidak hanya itu, data juga bisa dipakai sebagai bahan perkiraan untuk waktu yang akan datang. Dengan melihat data, maka perencanaan yang dibuat akan lebih terarah sehingga bisa mendapatkan hasil yang tepat. Misalnya, presentasi untuk target penjualan bulan depan.

Supaya audiens menjadi lebih paham, data mengenai penjualan bulan lalu bisa digunakan sebagai acuan. Dengan begitu, nantinya bisa dibandingkan antara data penjualan bulan lalu dengan penjualan yang ingin dicapai bulan ini. Audiens juga bisa melihat jelas karena adanya data yang sudah divisualisasikan dalam presentasi.

Sebagai Dasar dalam Pembuatan Keputusan

Data juga memiliki fungsi untuk kepentingan membuat keputusan. Dari data yang ada, seseorang bisa membuat keputusan dari masalah yang ada. Dengan begitu, seseorang juga lebih mudah menentukan keputusan sesuai dengan data yang bisa dipertanggungjawabkan dengan benar.

Sebagai Bahan Evaluasi

Data juga bisa digunakan sebagai bahan evaluasi. Misalnya, presentasi mengenai laporan perusahaan akhir tahun. Dari data tersebut, pimpinan dan anggota yang hadir dalam presentasi bisa mengevaluasi kinerja selama satu tahun kerja tersebut.

Pengertian Penyajian Data

Penyajian data merupakan aktivitas yang dilakukan untuk menyajikan rangkaian angka supaya lebih mudah dibaca dalam laporan penelitian. Penyajian data sering juga disebut sebagai mekanisasi. Umumnya, data penelitian ini akan disajikan kepada umum dengan cara yang mudah.

Hal ini biasanya dilakukan oleh peneliti. Dengan begitu, nantinya didapatkan suatu informasi mengenai hal tersebut dan bisa ditarik kesimpulannya.

Bentuk Penyajian Data dalam Presentasi

Baik dalam presentasi maupun kegiatan lainnya, penyajian data bisa dituangkan menjadi beberapa bentuk. Macam penyajian data yang umum dilakukan adalah menggunakan tabel, grafik atau diagram, serta peta. Berikut penjelasan mengenai bentuk penyajian data:

1. Tabel

Salah satu penyajian data yang mudah untuk dilakukan adalah menggunakan tabel, terutama untuk penelitian statistik. Penyajian data menggunakan tabel ini digunakan sebagai kepentingan analisis perbandingan yang dibutuhkan dalam teori penelitian sosial.

Contoh data yang bisa disajikan menggunakan tabel yaitu membandingkan tingkat kepadatan dari penduduk di suatu wilayah serta perwilayahan periode tertentu dengan kepada penduduk di wilayah yang berbeda. Namun, kedua hal ini tetap berkorelasi pada topik.

2. Grafik atau Diagram

Penyajian data menggunakan grafik atau diagram menjadi penyajian data yang banyak digunakan. Dalam presentasi, penyajian data menggunakan grafik dan diagram juga sering dipilih karena mudah untuk dimengerti.

Selain itu, penggunaan warna yang berbeda juga akan membuat audiens dapat memahami data yang disampaikan lebih mudah. Informasi yang disampaikan menjadi lebih ringkas, jelas, dan menarik.

Contoh penyajian data menggunakan diagram adalah tentang pemakai data kependudukan untuk mengukur persebaran penduduk yang tidak merata di wilayah Indonesia. Ada beberapa keunggulan penyajian data menggunakan atau grafik atau diagram, antara lain:

Bisa menggambarkan data secara seri.
Audiens lebih mudah membandingkan satu data dengan data lainnya.
Penyajian data menjadi lebih menarik.

Tidak hanya keunggulan, sistem perhitungan maupun tampilan data menggunakan grafik juga ternyata masih memiliki kelemahan. Contohnya, karakteristik dari grafik yang kurang detail seperti dalam tabel. Terdapat beberapa jenis grafik yang digunakan untuk penyajian data:

Grafik Batang atau Bar Graph

Grafik batang merupakan grafik yang digunakan untuk penyajian data diwakilkan menggunakan segi empat yang berbentuk batang. Bentuknya bisa vertikal maupun horizontal.

Grafik Lingkaran atau Pie Graph

Grafik lingkaran sering juga disebut sebagai diagram. Grafik lingkaran ini dilakukan dengan gambar berbentuk lingkaran yang disertai dengan penjelasan persentase pada setiap numerik.

Grafik Garis atau Line Graph

Grafik garis merupakan penyajian data yang biasanya dilakukan menggunakan penggambaran titik-titik atau garis.

3. Peta

Sebenarnya, bentuk penyajian data ini sering dilakukan oleh orang yang melakukan penelitian. Jenis data menggunakan penyajian ini akan terlihat lebih mengerucut pada data kependudukan.

Alasan mengapa peta juga banyak digunakan adalah peta yang menunjukkan kependudukan bisa terlihat lebih menarik apabila dengan tanda penunjukkan lokasi. Untuk menggambarkan suatu kondisi dalam peta, biasanya digunakan beberapa bentuk simbol.

Pemilihan simbol yang sesuai juga menjadi hal yang penting dalam penyajian data. Tujuannya supaya tidak terjadi kesalahan ketika pembacaan informasi.

Bagaimana Memilih Cara Penyajian Data yang Tepat?

Beberapa penyajian data ini sering membuat orang bingung dalam memilih yang sesuai supaya audiens bisa lebih memahami informasi yang ingin disampaikan. Berikut ini beberapa teknik yang bisa digunakan dalam memilih penyajian data:

Menggunakan macam yang tepat. Chart maupun tabel memiliki penggunaan yang berbeda. Presenter harus tahu informasi yang akan disajikan. Tentukan berdasarkan jumlah variabel yang digunakan dalam data yang ingin disampaikan.
Menyajikan data yang penting. Dalam presentasi, tidak semua data harus diolah. Pilih data yang paling penting dan mendukung presentasi tersebut.
Menggunakan hirarki logis. Presenter perlu menyusun ulang hirarki data dari bagan yang ditampilkan oleh Power Point. Hal ini dibutuhkan untuk mempermudah penyampaian informasi.

Sebenarnya cara menyajikan data presentasi dalam presentasi maupun laporan secara umum adalah sama. Namun, dalam presentasi bisa digunakan beberapa warna yang menarik untuk membuat visualisasi yang lebih bagus dan bisa dipahami oleh audiens yang mendengarkan presentasi.