Pengertian Seminar Online, Persiapan & Konsep Seminar Online yang Menarik

Setelah pandemi, seminar online menjadi hal yang sangat wajar dan banyak dilakukan oleh berbagai pihak. Seminar secara online ini sebenarnya sudah lama dilakukan, namun memang akhir-akhir ini lebih banyak dipilih sebagai alternatif untuk melaksanakan acara seminar tanpa bertemu langsung.

Dalam melakukan seminar online, ada hal-hal yang harus diperhatikan dan disiapkan. Hal ini sangat penting dilakukan agar acara seminar bisa berlangsung dengan baik. Seminar secara online ini bisa berlangsung dengan bantuan sebuah platform untuk video conference.

Pengertian Seminar Online

Seminar online atau yang lebih dikenal sebagai webinar merupakan acara seminar yang dilakukan secara online. Pembicara atau pemateri akan menyampaikan materi menggunakan sebuah platform dan peserta mendengarkan materi dari platform yang digunakan.

Saat ini sudah ada banyak platform yang mendukung acara webinar, misalnya Zoom, Google Meet, dan lainnya. Berbeda dengan acara seminar biasa, webinar sangat bergantung dengan koneksi internet. Selain internet, penting juga untuk menggunakan perangkat untuk bisa online.

Konsep Seminar Online yang Menarik

Acara webinar bisa menjadi membosankan apabila tidak dirancang dengan baik. Berikut ini beberapa konsep webinar untuk membuatnya lebih menarik, yaitu:

  1. Menentukan Tema yang Menarik

Untuk membuat acara webinar yang menarik, pikirkan tema yang menarik. Menentukan tema yang menarik dapat dikatakan cukup susah. Caranya adalah dengan melihat tren yang sedang terjadi saat ini. Apabila ada tren menarik, jadikan tren sebagai tema presentasi. 

Tetapi, coba lihat tren atau masalah tersebut dari sudut pandang yang berbeda. Hal ini dilakukan agar peserta lebih tertarik dan mau mengikuti webinar.

  1. Memilih Audiens yang Tepat

Dalam suatu webinar, peserta memiliki peranan yang penting. Oleh karena itu, informasi webinar ini perlu disebar kepada orang-orang. Untuk menentukan audiens yang cocok ada tiga cara yang bisa dilakukan:

  • Meneliti dari latar belakang demografi audiens. Ketahui jenis kelamin, usia, serta latar belakang pekerjaan maupun pendidikan.
  • Analisis persoalan yang mungkin dialami. Apakah acara webinar tersebut bisa menawarkan solusi?
  • Membuat survei. Survei yang berisi beberapa pertanyaan bisa disebar kepada orang-orang seperti kuesioner. Di dalam survei tersebut, gunakan kata kunci yang relevan dengan acara seminar.
  1. Memilih Pembicara yang Kompeten

Setelah berhasil menentukan tema, penting untuk memilih pembicara yang berkompetensi. Pilih orang yang memang sudah berkecimpung dalam industri yang relevan dengan tema. 

Pembicara yang kompeten juga bisa membuat peserta lebih tertarik. Selain itu, bahasan yang akan dibawakan juga dinilai lebih berbobot dan menarik untuk disimak.

  1. Membuat Susunan Acara dengan Baik

Agar webinar mudah diikuti, Anda perlu membuat susunan acara yang jelas. Rancang mulai dari pembukaan, poin-poin yang akan dibahas, durasi untuk setiap poin, dan waktu sesi tanya jawab. Sesi tanya jawab dalam sebuah webinar juga penting agar acara lebih interaktif. 

Peserta akan merasa bahwa pertanyaan bisa dijawab oleh pembicara yang bersangkutan. Harapannya peserta juga bisa mendapatkan jawaban maupun solusi yang dibutuhkan. Perhatikan juga waktu berlangsungnya acara tersebut. 

Ada yang mengatakan bahwa pukul 11.00-14.00 adalah waktu tepat untuk acara webinar. Hindari acara webinar yang dilakukan ketika akhir pekan. 

Biasanya, banyak orang memilih untuk menghabiskan akhir pekan dengan keluarga. Walaupun begitu, hal ini juga bisa diketahui dari survei.

Persiapan Seminar Online

Ketika akan menyelenggarakan seminar online, tentunya ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan. Persiapan ini harus dilakukan dengan baik agar acara webinar bisa berlangsung dengan lancar. Berikut ini beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum menyelenggarakan webinar:

  1. Memahami Audiens

Sebelum seminar dimulai, ketahui terlebih dahulu audiens dari acara tersebut. Caranya adalah bisa dengan melakukan analisis pribadi atau bertanya ke penyelenggara. Mengapa hal ini perlu dilakukan? Alasannya adalah supaya bisa menyusun materi seminar terbaik. 

Materi ini bisa digunakan sebagai bahan latihan yang sesuai. Selain itu, dilakukan juga untuk pendekatan komunikasi supaya materi bisa dipahami dengan baik.

  1. Platform yang Dipakai

Untuk seorang pemateri yang diundang ke acara webinar, tentu saja pemateri harus bertanya mengenai platform yang akan dipakai. Jika belum tahu mengenai platform tersebut, masih ada waktu untuk mempelajari cara kerjanya.

  1. Mengetahui Durasi Waktu

Durasi waktu seminar juga harus diketahui dengan baik. Berapa lama waktu untuk penyampaian materi dan waktu untuk kegiatan tanya jawab. Tujuannya adalah supaya materi yang disusun tidak terlalu banyak atau sedikit. Jumlah pertanyaan juga bisa diprediksi jika mengetahui durasi.

  1. Menetapkan Tujuan Seminar

Seminar yang dilakukan bisa memiliki tujuan yang berbeda. Tujuan tersebut perlu ditetapkan sebelum seminar dimulai. Beberapa tujuan dari seminar yang biasa dilakukan:

  • Memberi informasi agar audiens tahu dan mengerti.
  • Memberi informasi sekaligus mengajarkan audiens.
  • Memberi motivasi audiens.
  • Membujuk audiens.
  1. Merancang Jalan Seminar

Jalannya presentasi perlu dirancang dengan baik, supaya penyampaian materi tidak terlalu panjang dan tepat sasaran. Contoh sebuah roadmap untuk webinar:

  • Salam dan sapa audiens.
  • Penyampaian tujuan.
  • Perkenalan pemateri.
  • Mengambil perhatian audiens.
  • Mengingatkan topik serta tujuan awal.
  • Menyampaikan poin-poin pembahasan.
  • Menyampaikan informasi sesuai dengan poin yang sudah disampaikan. Setelah selesai satu poin, audiens akan diberi kesempatan untuk bertanya. Maksimal ada 3 audiens yang mengajukan pertanyaan dan langsung dijawab oleh pemateri.
  • Menyampaikan kesimpulan dan menutup sesi.
  • Mengembalikan acara seminar kepada moderator.
  1. Menyiapkan Materi serta Bahan Pendukung

Siapkan semua materi yang akan disampaikan secara runtut dengan alur yang jelas. Isi materi juga harus berasal dari sumber yang terpercaya. Apabila terdapat bahan pendukung, maka harus dipersiapkan. Misalnya, bahan untuk kuis atau latihan.

  1. Membuat Slide Presentasi

Slide menjadi bagian penting dalam seminar. Saat webinar, pemateri perlu menyampaikan materi. Slide menjadi visual utama yang ditampilkan. Oleh sebab itu, slide presentasi harus dipersiapkan dengan baik. Ciri-ciri slide yang baik:

  • Slide dibuat sesuai dengan kaidah desain.
  • Tulisannya ringkas dan menampilkan poin utama yang akan dibahas.
  • Tambahkan gambar yang berkualitas dan relevan dengan materi.
  • Menggunakan warna yang eye catching.
  • Rapi dan enak dilihat.
  1. Menguasai Cara Kerja Platform Webinar

Beberapa platform presentasi yang sering digunakan adalah Zoom dan Google Meet. Setelah tahu platform yang akan dipakai, maka wajib mengetahui cara kerja atau cara penggunaan platform tersebut. Hal ini dilakukan supaya proses webinar bisa berlangsung dengan lancar.

  1. Menyiapkan Mikrofon serta Webcam

Suara dan gambar adalah hal yang menjadi perhatian dalam suatu webinar. Supaya suara dan gambar memiliki kualitas yang bagus, maka lebih baik siapkan mikrofon serta webcam. Jika belum punya, bisa juga dengan memanfaatkan smartphone yang dimiliki.

  1. Memastikan Internet Lancar

Tanpa internet yang lancar, maka webinar tidak bisa berjalan. Agar acara webinar bisa berlangsung dengan baik, siapkan koneksi internet. Jika perlu, siapkan koneksi cadangan untuk berjaga-jaga apabila terjadi masalah koneksi.

Sama seperti seminar biasa, seminar online juga membutuhkan persiapan yang matang. Terkadang orang yang sudah terbiasa menyampaikan materi di depan umum merasa kesulitan saat webinar. Hal yang paling sering terjadi adalah karena tidak terbiasa dengan platform dan kesalahan teknis. Untuk itu persiapkan dengan baik ya untuk menampilkan seminar online terbaikmu!