Aspek utama yang sering terlewat oleh pembicara dalam presentasi adalah audiens. Mengenal audiens presentasi sama pentingnya dengan menyiapkan materi dan mendesain slide. Jika Anda sebagai pembicara meremehkan siapa audiens yang hadir, maka presentasi tidak dinyatakan sukses.
Pentingnya Mengenal Audiens sebelum Presentasi
Seberapapun pentingnya materi, audiens tetap memainkan peranan yang lebih penting. Sebab, merekalah yang akan mendengarkan pemaparan materi dan menghidupkan suasana diskusi.
Berikut manfaat mengenal audiens presentasi yang perlu Anda ketahui:
- Membangun komunikasi yang lebih baik dengan audiens. Jika sudah mengetahui informasi yang cukup mengenai peserta yang hadir, pasti Anda menemukan cara terbaik untuk berkomunikasi dengan mereka. Alhasil, Anda sebagai pembicara akan terhubung dengan audiens lebih intens;
- Membantu memenuhi ekspektasi audiens. Dalam presentasi, peserta yang rela hadir pasti memiliki harapan untuk mendapatkan ilmu maupun informasi yang berguna bagi mereka. Dengan mengenal audiens, Anda bisa terbantu untuk menjawab apa yang mereka harapkan;
- Menyajikan presentasi yang terbaik. Mengenal audiens sama saja dengan mengenal medan yang Anda hadapi ketika menyajikan materi. Jika sudah mengetahui, maka Anda bisa menyusun hal yang perlu ditampilkan dan hal yang sensitif jika diangkat ke depan umum.
Aspek yang Perlu Dianalisis untuk Mengenal Audiens Presentasi
Cara untuk mengenal audiens adalah dengan menganalisis beberapa aspek yang dianggap penting. Aspek tersebut meliputi psikologis, demografis dan kontekstual. Penjelasan selengkapnya ada di bawah ini:
- Aspek Psikologis
Aspek psikologis merujuk pada faktor-faktor yang memiliki pengaruh terhadap jati diri seorang individu. Jenis aspek ini sangat berkaitan dengan kemauan maupun perasaan seseorang yang perlu digali secara langsung agar dapat diketahui.
Tujuan menganalisis aspek psikologis untuk mengenal audiens presentasi adalah memahami apa yang dirasakan, diyakini dan diinginkan oleh mereka. Hal yang perlu dianalisis meliputi:
- Masalah yang sedang dihadapi audiens;
- Tingkat pengetahuan audiens mengenai materi presentasi;
- Alasan mereka datang untuk mendengarkan materi yang akan Anda bawa;
- Ekspektasi audiens terhadap presentasi Anda.
- Aspek Demografis
Selanjutnya, aspek demografis memiliki keterkaitan dengan latar belakang audiens. Hal ini penting diketahui agar Anda mengenal seluk beluk para peserta yang rela meluangkan waktu untuk mendengarkan presentasi.
Informasi yang perlu digali berdasarkan aspek demografis antara lain:
- Daerah asal audiens;
- Jenis pekerjaan yang digeluti;
- Riwayat pendidikan, sebisa mungkin dari awal hingga terakhir atau cukup pendidikan terakhir saja;
- Agama, suku dan ras audiens;
- Tingkat strata sosial yang audiens pegang;
- Jabatan yang dimiliki di perusahaan, organisasi maupun instansi yang mereka tinggali.
- Aspek Kontekstual
Mengenal audiens presentasi dapat juga dilakukan dengan menganalisis aspek kontekstual. Disebut dengan kontekstual karena berhubungan dengan situasi yang akan Anda hadapi selama presentasi berlangsung.
Hal yang wajib diperhatikan antara lain:
- Lokasi presentasi berlangsung;
- Kondisi ruangan yang dipakai untuk presentasi;
- Sifat kehadiran para audiens, apakah memang diwajibkan untuk datang atau sukarela karena tertarik dengan topik presentasi;
- Durasi presentasi yang dialokasikan;
- Kelengkapan media presentasi dan peralatan penunjang lain.
Cara Melakukan Analisis untuk Mengenal Audiens Presentasi
Setelah mengetahui aspek yang perlu diperhatikan, sekarang saatnya Anda mempelajari cara menganalisis yang tepat. Secara umum, terdapat 3 cara yang meliputi wawancara dengan panitia, wawancara dengan audiens dan pengamatan mandiri.
Anda bisa memilih salah satu metode yang paling tepat maupun mengkombinasikan lebih dari satu metode untuk memperoleh hasil yang akurat. Agar mendapatkan pemahaman yang pasti, simak penjelasan di bawah ini:
- Wawancara dengan Panitia Presentasi
Sebelum melakukan analisis, Anda perlu mengumpulkan data terlebih dahulu. Wawancara merupakan pilihan terbaik untuk mendapatkan data yang banyak dan mendalam. Sebab, Anda dapat memilih siapa yang akan dijadikan narasumber yang dinilai kredibel.
Jika Anda diundang sebagai pembicara oleh suatu perusahaan, instansi sekolah maupun organisasi tertentu, manfaatkanlah panitia sebagai sumber informasi utama. Luangkan waktu jauh sebelum hari H untuk menghubungi salah satu dari panitia.
Usahakan untuk melakukan wawancara secara tatap muka agar obrolan mengalir dengan mudah dan lebih banyak informasi yang dapat digali. Namun, wawancara via telepon merupakan alternatif terbaik jika berhalangan untuk bertemu.
Selama wawancara dengan panitia, tanyakan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan aspek kontekstual dan demografis. Sebab, pertanyaan dari kedua aspek tersebut memuat informasi umum yang dapat digali dari orang lain.
- Wawancara Langsung dengan Audiens
Cara mengenal audiens presentasi juga dapat dilakukan dengan mewawancarai audiens secara langsung. Tidak perlu semuanya, Anda cukup memilih beberapa orang sebagai sampel sehingga menghemat waktu serta tenaga.
Terlebih dahulu, mintalah izin kepada pihak penyelenggara acara untuk menunjukkan bahwa Anda memiliki etika. Wawancara langsung dengan audiens sangat penting untuk menggali informasi pribadi yang tidak bisa Anda peroleh dari wawancara dengan panitia.
Pertanyaan yang perlu diajukan yakni seputar hal yang berkaitan dengan aspek psikologis. Menanyakan hal seputar aspek demografis juga tidak masalah untuk mengkonfirmasi data yang Anda dapat dari pihak ketiga.
Beberapa pertanyaan dalam aspek demografis juga cocok sebagai pertanyaan pembuka, selingan atau penutup. Usahakan untuk tidak terlalu lama saat mewawancarai mereka. Siasati dengan membawa daftar pertanyaan agar proses wawancara tidak keluar topik dan memenuhi tujuan.
- Pengamatan Mandiri
Metode yang ketiga yakni pengamatan mandiri. Mengenali audiens melalui pengamatan mandiri merupakan ide bagus jika Anda tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan wawancara. Pengamatan bisa dilakukan dengan membaca informasi tentang pihak yang mengadakan acara.
Sebab, orang yang hadir biasanya berhubungan dengan instansi, perusahaan atau organisasi yang mengundang Anda sebagai penyaji materi. Selain itu, pahami juga tema presentasi dan kaitkan dengan kesan apa yang ingin Anda ciptakan lewat presentasi tersebut.
Menerapkan cara untuk mengenal audiens presentasi merupakan tahap persiapan yang berpengaruh pada keberhasilan presentasi secara menyeluruh. Dengan melakukan analisis, Anda menjadi mampu mengantisipasi kebutuhan dan pola pikir audiens. Persiapan pun jelas lebih matang.