Setelah selesai menyampaikan materi, umumnya presentasi akan berlanjut ke bagian tanya jawab. Pada sesi tanya jawab presentasi, audiens dipersilakan untuk mengajukan pertanyaan yang nantinya akan dijawab oleh pembicara. Jenis pertanyaan yang diberikan bisa beragam.

Sebagai pembicara, Anda pasti merasa khawatir jika memberikan jawaban yang ternyata kurang memuaskan bagi audiens. Kendala lain yang mungkin dihadapi yakni keterbatasan waktu diskusi. Agar sesi tanya jawab lancar dan sukses, Anda perlu mengetahui tips jitu untuk diterapkan.

8 Tips Mengatasi Sesi Tanya Jawab Presentasi

Kepercayaan diri sebagai seorang pembicara harus Anda pertahankan sampai presentasi selesai. Artinya, ketika sesi tanya jawab, Anda harus terlihat yakin untuk menerima pertanyaan sehingga mampu memberikan jawaban yang tepat. Berikut 8 tipsnya:

Menanyakan Identitas Audiens

Sebelum audiens bertanya, sebaiknya terlebih dahulu ajukan pertanyaan tentang nama dan asal audiens tersebut. Tujuannya melakukan hal ini ada 3 yakni mencairkan suasana, menyapa dengan nama dan mengantisipasi niat untuk menjatuhkan Anda melalui pertanyaan yang diajukan.

Audiens yang ditanyai nama dan asal akan merasa lebih dihargai sehingga mendorong terjadinya komunikasi yang lebih lancar. Selain itu, Anda dapat menyapa dan menggunakan nama saat akan menjawab sehingga tercipta suasana yang lebih santai.

Dengan menanyakan identitas, audiens cenderung akan lebih hati-hati ketika mengajukan pertanyaan. Jika ternyata berniat untuk menjatuhkan Anda, kemungkinan niat tersebut akan dihilangkan mengingat identitasnya sudah diketahui oleh orang seisi ruangan.

Mendengarkan Pertanyaan Audiens

Selanjutnya, mendengarkan pertanyaan dengan baik merupakan cara mengatasi sesi tanya jawab presentasi yang wajib diterapkan. Setiap audiens yang mendapat kesempatan untuk bertanya, pasti akan merasa senang walaupun sedikit gugup untuk mengawali kalimat.

Hargailah setiap pertanyaan yang mereka ajukan meskipun cara penyampaiannya terkadang kurang teratur dan terbata-bata. Jangan sampai Anda memotong kalimat audiens secara tiba-tiba karena akan menurunkan kepercayaan diri mereka.

Dengarkan dengan baik dan sabar kemudian catat garis besar dari persoalan yang ditanyakan. Apabila terpaksa harus memperingatkan karena melebihi durasi, maka tunggu sampai ada jeda yang tepat untuk menyela.

Mengulangi Pertanyaan dari Audiens

Memastikan pertanyaan yang diberikan oleh audiens merupakan tips penting untuk diterapkan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara mengulangi pertanyaan audiens sebelum Anda menjawabnya.

Dengan mengulang pertanyaan, Anda dapat memastikan maksud dari audiens yang bertanya sekaligus agar audiens yang lain mengetahui pertanyaan tersebut. Menariknya lagi, mengulang pertanyaan dengan melakukan parafrase akan memberikan waktu lebih banyak untuk berpikir.

Mengulang sama saja dengan mencerna pertanyaan untuk menghindari kesalahpahaman. Bersamaan dengan hal tersebut, Anda dapat memanfaatkan waktunya untuk memikirkan jawaban yang tepat.

Melakukan Kontak Mata

Mengatasi sesi tanya jawab presentasi juga dapat dilakukan dengan menjaga kontak mata. Perlu diketahui bahwa kontak mata merupakan bahasa tubuh yang berpengaruh besar selama presentasi.

Kontak mata yang dilakukan dengan tepat dan wajar akan menghubungkan Anda dengan audiens sehingga tercipta komunikasi yang efektif. Tidak hanya saat sesi pemaparan materi, kontak mata masih diperlukan saat sesi tanya jawab.

Ketika audiens berdiri sambil mengajukan pertanyaan, maka lakukan kontak mata dengannya. Jangan mengalihkan pandangan Anda ke arah lain atau malah menundukkan kepala. Audiens akan merasa tidak dihargai dan Anda pun tidak akan fokus untuk menangkap inti pertanyaan.

Memperlihatkan Gestur yang Tepat

Selain kontak mata, cobalah untuk memperlihatkan gestur lain yang sesuai dengan situasi. Terkadang, gestur berbicara lebih banyak dalam waktu yang singkat dibanding kata-kata sehingga audiens bisa menangkap pesan lebih cepat.

Contohnya, memperlihatkan gestur tangan yang mengandung arti mempersilakan audiens berdiri dan mulai berbicara. Kombinasikan gerakan tangan tersebut dengan senyuman ramah dan anggukan kepala yang pelan. Tanpa penjelasan lisan, audiens pasti langsung paham.

Memberikan Pujian dan Jeda sebelum Menjawab

Umumnya, sesi tanya jawab berlangsung dalam durasi tertentu karena alokasinya sudah ditetapkan. Walaupun terbatas, sebisa mungkin jangan langsung menjawab pertanyaan yang baru saja selesai diajukan karena suasananya masih kurang kondusif.

Berikanlah jeda yang wajar setelah audiens selesai bertanya. Biarkan audiens kembali duduk di tempat semula dan biarkan suasana kembali tenang. Jeda juga berguna untuk memberikan waktu tambahan sehingga Anda bisa menemukan jawaban terbaik.

Ketika sudah siap menjawab pertanyaan, awali dengan memberikan pujian. Contohnya “Pertama, saya akan menjawab pertanyaan dari saudara X. Wah, pertanyaan ini memang bagus untuk diajukan dalam presentasi yang bertemakan…..”

Pujian dari pembicara merupakan penghargaan yang besar di mata audiens yang bertanya.

Memberikan Jawaban dengan Singkat dan Mengena

Berikutnya, tips untuk mengatasi sesi tanya jawab presentasi yaitu memberikan jawaban yang padat dan singkat. Anda perlu menyadari bahwa keseluruhan presentasi dibatasi oleh waktu sehingga durasi sesi tanya jawab harus dimaksimalkan dengan baik.

Batasi jumlah audiens yang bertanya dan tentukan juga maksimal pertanyaan dari tiap audiens. Jawaban yang diberikan untuk setiap pertanyaan harus to the point dan jelas. Hindari kalimat pembuka yang tidak penting, sebagai gantinya langsung saja ke inti jawaban.

Jika ada pertanyaan yang belum bisa Anda jawab, maka katakan dengan jujur dan jangan sekali-kali mengarang jawaban tanpa dasar. Informasi yang keliru justru akan merusak kredibilitas Anda sebagai pembicara.

Memberikan Kesempatan untuk Berdiskusi Lebih Lanjut via Email

Terkadang, ada audiens yang mengajukan pertanyaan rumit sehingga membutuhkan jawaban yang mendalam. Daripada memakan banyak waktu untuk meladeni satu audiens tersebut, sebaiknya tawarkan untuk berdiskusi lebih lanjut via email.

Anda cukup memberikan jawaban seperlunya tanpa menambahkan data pendukung yang lengkap. Penawaran diskusi lebih lanjut juga bisa Anda berlakukan untuk audiens yang pertanyaannya tidak bisa Anda jawab.

Dapat dikatakan bahwa sesi tanya jawab presentasi memberikan tantangan tersendiri bagi seorang penyaji materi. Dibutuhkan tips yang tepat untuk mengatasi setiap pertanyaan dari audiens yang susah diprediksi.

Bahkan, mereka terkadang melontarkan pertanyaan di luar topik presentasi. Jika demikian, maka cukup tanggapi dengan merekomendasikan orang yang ahli untuk menjawab persoalan tersebut. Ketika berhasil melewati sesi tanya jawab dengan baik, kredibilitas Anda pasti meningkat.